Cómo migrar tu TPV a FactuTPV en 3 pasos

¿Te frena el miedo a perder datos o paralizar tu negocio durante el cambio? La realidad es que la mayoría de negocios completan la migración a FactuTPV en menos de 7 días, sin interrumpir ni un solo día de actividad.

Si lo planificas bien, migrar es más sencillo de lo que piensas. Antes de empezar, recopila la siguiente información de tu sistema actual:

• Catálogo de productos: lista de productos con precios, categorías, tipos de IVA y códigos de barras (si los usas).
• Base de datos de clientes: datos de contacto y NIF de tus clientes habituales.
• Series de facturación: anota las series y numeraciones actuales para mantener la continuidad o documentar el cambio.
• Datos fiscales: NIF, razón social, dirección fiscal y epígrafe de actividad de tu negocio.

No te preocupes por las facturas antiguas: debes conservarlas en tu sistema anterior durante el plazo legal (4 años mínimo), pero en FactuTPV empezarás una nueva cadena de registros.

FactuTPV es compatible con la importación de datos desde los sistemas más habituales en el mercado español. A continuación, los más frecuentes y qué datos puedes trasladar de cada uno:

• Caja registradora tradicional: en este caso no hay exportación de datos digital. Tendrás que introducir el catálogo de productos manualmente o con ayuda de nuestro equipo de soporte. Es la migración más sencilla conceptualmente, ya que partes de cero en el sistema.
• Software de escritorio antiguo (ICG, Glop, etc.): estos programas suelen permitir exportar el catálogo de productos y la base de clientes en formato CSV o Excel. Revisa las opciones de exportación de tu software actual antes de dar de baja la licencia. Guarda siempre una copia de los datos exportados.
• TPV de la competencia (SumUp, Holded, Alegra): la mayoría permite exportar productos y clientes en CSV. Las facturas emitidas en esos sistemas deben conservarse en su plataforma de origen durante el período legal. FactuTPV iniciará una nueva secuencia de facturación.
• Excel o hojas de cálculo: si llevas tu catálogo y clientes en Excel, puedes importar directamente el fichero o prepararlo para la carga masiva. El equipo de soporte puede orientarte sobre el formato exacto requerido.

El primer paso es crear tu cuenta en FactuTPV. El proceso tarda menos de 2 minutos:

1. Accede a factutpv.es/register y crea tu cuenta con tu email.
2. Introduce los datos fiscales de tu negocio: NIF/CIF, razón social, dirección fiscal.
3. Elige el plan que mejor se adapte a tus necesidades. Puedes empezar con el plan gratuito permanente.
4. Configura tu terminal: nombre, serie de facturación y preferencias de impresión.

Tu cuenta estará operativa inmediatamente. Ya puedes empezar a configurar tu catálogo.

Ahora toca trasladar tu información al nuevo sistema:

Productos:

1. Crea primero las categorías de tu catálogo en FactuTPV (ej: bebidas, entrantes, principales, ropa mujer, ropa hombre, accesorios, etc.). Tener las categorías definidas antes de añadir productos agiliza mucho el proceso y facilita la organización del TPV.
2. Da de alta los productos con su nombre, precio, tipo de IVA y categoría.
3. Si tienes código de barras, inclúyelo para facilitar las ventas con lector. Los códigos de barras pueden escanearse directamente con un lector de código de barras USB durante el alta de cada producto, o introducirse manualmente si no dispones de lector.
4. Si tienes muchos productos, el equipo de soporte puede ayudarte con la importación masiva desde un fichero CSV.

Clientes:

1. Registra tus clientes habituales con sus datos de contacto y NIF.
2. Los clientes nuevos los irás dando de alta según vayan comprando.

Este paso puede llevar desde una hora (catálogo pequeño) hasta un día (catálogo grande con cientos de productos). Pero solo tienes que hacerlo una vez.

Antes de usar FactuTPV como tu sistema principal, haz unas pruebas:

1. Haz ventas de prueba: registra algunas ventas para familiarizarte con la interfaz y verificar que los precios y el IVA están correctos.
2. Prueba la impresión: si usas impresora de tickets, configúrala y verifica que los tickets salen correctamente.
3. Prueba el cierre de caja: haz un ciclo completo de apertura, ventas y cierre de caja.
4. Forma a tu equipo: muestra a tu equipo cómo funciona el nuevo sistema. La interfaz es intuitiva, pero unos minutos de explicación ayudan.

Cuando estés cómodo, empieza a usar FactuTPV como tu sistema principal. Recomendamos hacer el cambio a principio de mes o de trimestre para facilitar la transición contable.

Para ayudarte a planificar, aquí tienes un calendario realista de migración para un negocio mediano. Los plazos son orientativos y pueden acortarse o alargarse según el tamaño de tu catálogo y equipo:

La operación en paralelo durante los días 6 y 7 es especialmente recomendable si tu negocio tiene mucho volumen de ventas o si tienes empleados que necesitan familiarizarse con el nuevo sistema antes del cambio definitivo. No es obligatorio, pero da mucha tranquilidad.

Estos consejos te ayudarán a que la migración sea lo más suave posible:

• No tengas prisa: dedica uno o dos días a configurar todo bien antes de empezar a usar el sistema en producción.
• Conserva tu sistema anterior: no canceles tu TPV antiguo hasta que estés seguro de que todo funciona correctamente en FactuTPV. Mantén acceso durante al menos un mes.
• Documenta la transición: anota la fecha del cambio, las series de facturación anteriores y cualquier detalle relevante para tu gestoría.
• Informa a tu gestoría: comunica a tu asesor fiscal que has cambiado de software para que sepa cómo acceder a las facturas y pueda gestionar correctamente la transición.
• Haz un inventario físico: aprovecha la migración para hacer un recuento físico de tu stock. Es el momento ideal para ajustar el inventario de partida en FactuTPV con datos reales y actualizados.
• Configura VeriFactu desde el primer día: no pospongas la configuración de VeriFactu. Todas las ventas deben quedar registradas correctamente desde el primer día de uso. Consulta nuestra guía cómo configurar VeriFactu en FactuTPV para hacerlo paso a paso.
• Pide ayuda si la necesitas: si tienes cualquier duda durante el proceso, nuestro equipo de soporte está disponible desde Contacto. Estamos para ayudarte a que la migración sea lo más sencilla posible.
• Aprovecha el soporte: si tienes cualquier duda, escríbenos desde Contacto. Estamos para ayudarte.

Consulta nuestro manual de usuario para instrucciones detalladas sobre cada funcionalidad de FactuTPV.