Cómo migrar de TPV con IA en 2026: guía completa paso a paso

Cambiar de software de gestión solía ser una pesadilla. Si has migrado alguna vez, conoces el ritual: exportar productos a CSV, abrir la plantilla del proveedor nuevo (47 columnas en orden exacto), copiar a mano, equivocarte con un IVA, repetir. Una semana entera para terminar — si tienes suerte.

En 2026 hay una alternativa: migrar con IA generativa. Subes lo que tengas (CSV, Excel, PDF, fotos del catálogo, ZIP con todo mezclado) y la IA lee el contexto y crea tu negocio nuevo en minutos. Sin plantillas, sin Excel manual, sin renombrar columnas.

Esta guía explica cómo se hace en FactuTPV — el único TPV español que tiene importador con IA en 2026 (validado en una comparativa de 19 TPVs). Si vienes de otro TPV o de Excel, te servirán los pasos.

El importador con IA acepta cualquier formato. No hace falta limpiar nada antes. Pero te será útil tener identificados:

• Tus archivos exportados del TPV anterior. Cualquier formato: CSV, Excel, PDF nativo, PDF escaneado, JPG/PNG, Word, ZIP con varios archivos mezclados.
• Tus datos fiscales: NIF/CIF de tu negocio. Esto se configura una sola vez en el wizard de onboarding, antes de la importación.
• Una decisión sobre las ventas históricas: ¿quieres traerlas para tu Libro de IVA, o empiezas el contador desde cero?

Lo que NO necesitas:

• Plantillas Excel del proveedor nuevo. La IA no las usa.
• Renombrar columnas. La IA entiende sinónimos ("Precio sin IVA" = "BasePrice" = "P. neto").
• Limpiar duplicados. La IA dedupe automáticamente por SKU/código de barras/nombre.
• Convertir formatos. La IA acepta lo que tengas.

Cada TPV tiene su forma de exportar. Estos son los caminos más comunes en TPVs españoles:

Si tu TPV no permite exportar (raro pero pasa con sistemas legacy muy antiguos), hazle fotos al catálogo impreso con el móvil. La IA lo procesa igual.

Una vez tengas cuenta de FactuTPV (puedes crearla gratis en /register) y al menos un plan de pago activo:

1. Ve a Ajustes → Importador con IA (también disponible desde el wizard de onboarding inicial).
2. Lee el consentimiento — explica que los archivos se envían a Anthropic Claude para extracción y se almacenan cifrados durante 30 días.
3. Arrastra y suelta tus archivos. Hasta 20 archivos, 50 MB en total.
4. Pulsa Procesar con IA.

El wizard te muestra el progreso en tiempo real. La barra avanza mientras la IA lee cada archivo. Tarda entre 1 y 15 minutos según tamaño:

• Excel con 200 productos: < 2 minutos
• ZIP con varios CSVs y un PDF nativo: 3-5 minutos
• ZIP con PDFs escaneados (5+ archivos, OCR pesado): 10-15 minutos

Truco: puedes cerrar la pestaña sin miedo. El wizard es reanudable: cuando vuelvas, te llevamos directo al resultado. No se pierde nada.

Cuando la IA termina, ves la pantalla de previsualización. Tabs por entidad:

• Categorías: con jerarquía si la IA la detectó (Bebidas → Refrescos → Cola).
• Productos: tabla editable. Nombre, SKU, código de barras, IVA, precio sin/con IVA, stock, categoría asignada.
• Clientes: NIF/CIF (con icono ✅ si validado, ⚠️ si dudoso), email, teléfono, dirección.
• Proveedores: nombre fiscal, NIF, contacto.
• Ventas históricas: número, fecha, cliente, total con IVA desglosado.

Qué hacer aquí:

1. Revisa los warnings amarillos: la IA marca campos sospechosos (NIF dudoso, IVA fuera de rango, importes incoherentes). Corrige a mano o descarta.
2. Edita inline cualquier campo. Click directo en la celda.
3. Descarta filas que no quieras importar (papelera roja).
4. Comprueba el resumen total: cuántos productos, clientes, etc. se importarán al confirmar.

La validación fiscal española se aplica automáticamente: NIFs validados con dígito de control, IVAs en {0, 4, 10, 21}%, importes que cuadran. Si algo es estructuralmente imposible, no se puede confirmar.

Cuando estés satisfecho con la previsualización, pulsa Confirmar importación. FactuTPV inserta todas las entidades en tu cuenta de forma transaccional (todo o nada — si algo falla, se hace rollback).

El paso final muestra el resumen:

• Categorías creadas: X
• Productos creados: Y
• Clientes creados: Z
• Proveedores creados: W
• Ventas históricas registradas: V

Las ventas históricas se marcan como "importadas" y se almacenan en tu Libro de IVA local. No se envían a la AEAT (eso sería ilegal — debían declararse en su momento). No entran en la cadena SHA-256 de VeriFactu y no afectan tu cumplimiento fiscal de hoy en adelante.

Tu cuenta queda lista para vender desde el TPV con todo migrado. Tus clientes históricos aparecen en el buscador, los productos en el grid del TPV, y tu Libro de IVA del año queda completo.

Una vez termina la importación, te recomendamos:

1. Activa VeriFactu. Si vas a emitir facturas, configura el certificado digital (Hacienda, FNMT o equivalente) en Ajustes → Facturación electrónica. Es lo que activa el envío automático a la AEAT en tiempo real. Lee la guía: ¿Qué es VeriFactu?
2. Configura tus puntos de venta e impresoras. Si tienes hardware (cajón, impresora térmica), conéctalo desde Ajustes → Hardware. Soporta WiFi, USB y Bluetooth.
3. Revisa los productos importados en el catálogo. Aprovecha para subir fotos (la IA importa nombres y precios pero no imágenes — esa parte es manual con el editor de productos), añadir variantes, y configurar promociones si las quieres.

Y empieza a vender. La migración ha terminado.

Mi archivo supera los 50 MB

El límite es 50 MB en total y 20 archivos por importación. Si tu negocio es más grande, parte el archivo en partes (productos en uno, clientes en otro, ventas en otro). O contacta con soporte: ofrecemos importación manual asistida sin coste adicional para casos grandes.

La IA me dice que ha superado el cap de coste (5 €)

Eso significa que la cantidad de tokens necesarios para procesar tus archivos supera nuestro tope técnico interno. La importación se aborta sin coste para ti y se deriva a importación manual asistida — un humano de FactuTPV procesa los archivos por ti y te avisa cuando está listo.

La IA ha extraído algunos datos equivocados

Es por eso que existe la previsualización. Edita manualmente los campos sospechosos antes de confirmar. Si la mayoría de un tipo de entidad está mal (por ejemplo, todos los precios tienen el IVA mal asignado), descarta esa entidad y vuelve a procesar con instrucciones más explícitas en el campo de notas del wizard.

Ya importé y quiero rehacer la migración

La importación con IA es una vez por negocio. Tras importar, si quieres rehacer, contacta con soporte: hacemos reset de tus datos importados y te dejamos lanzar el wizard otra vez sin coste, siempre que sea por error humano nuestro o tuyo.