¿Qué necesita un autónomo para facturar correctamente?

Te acabas de dar de alta como autónomo, llega tu primer cliente y necesitas emitirle una factura. ¿Tienes todo lo necesario? Facturar mal desde el principio puede costarte sanciones, IVA no deducible y dolores de cabeza con Hacienda. Antes de emitir tu primera factura como autónomo, necesitas tener en regla una serie de trámites administrativos:

• Alta en Hacienda (modelo 036 o 037): debes darte de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores de la AEAT. En este trámite eliges tu epígrafe de actividad (IAE) y el régimen de IVA que te aplica.
• Alta en la Seguridad Social (RETA): debes inscribirte en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Actualmente existe la tarifa plana de 80 €/mes durante los primeros 12 meses para nuevos autónomos.
• Obtener el NIF: si eres persona física, tu NIF es tu DNI. Si operas como sociedad, necesitarás el CIF de la empresa.

Una vez completados estos trámites, ya puedes emitir facturas legalmente. Pero necesitas las herramientas adecuadas para hacerlo de forma correcta y eficiente.

Aquí tienes un resumen del kit básico del autónomo para facturar correctamente:

Toda factura que emitas debe incluir, como mínimo, los siguientes datos según el Reglamento de Facturación:

• Número de factura: numeración correlativa dentro de una serie. No puede haber huecos en la numeración.
• Fecha de expedición: la fecha en que emites la factura.
• Tus datos como emisor: nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del cliente: nombre, NIF y dirección (obligatorio en facturas completas; opcional en simplificadas).
• Descripción de la operación: detalle de los bienes entregados o servicios prestados.
• Base imponible: el importe antes de impuestos.
• Tipo de IVA y cuota: el porcentaje de IVA aplicado y la cantidad correspondiente.
• Importe total: la suma de base imponible más IVA.
• Retención de IRPF (si aplica): algunos profesionales deben aplicar retención en sus facturas.

Atención nuevos autónomos: El tipo reducido de retención de IRPF es del 7% durante los tres primeros ejercicios de actividad (frente al 15% general). Asegúrate de configurarlo correctamente en tu software de facturación desde el primer día.

Con un software como FactuTPV, todos estos datos se incluyen automáticamente. Solo tienes que introducir tus datos fiscales una vez y el sistema se encarga del resto.

No todos los autónomos facturan igual. El régimen fiscal en el que estás dado de alta determina cómo debes gestionar el IVA y otros aspectos de tus facturas:

Régimen general de IVA: el régimen más habitual para autónomos. Repercutes IVA a tus clientes (normalmente al 21%, aunque hay tipos reducidos del 10% y 4% para determinados bienes y servicios) y deduces el IVA de tus compras y gastos. Presentas declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303). Si facturas a empresas o profesionales, aplicas retención de IRPF en tus facturas.

Régimen simplificado (módulos): disponible para determinadas actividades (agriculture, algunas actividades empresariales de pequeño tamaño). El cálculo del IVA y del IRPF se hace por estimación objetiva en función de módulos fijos (número de trabajadores, metros del local, etc.) en lugar de por los ingresos y gastos reales. Las facturas que emites siguen siendo obligatorias, pero el IVA a declarar no se calcula directamente de ellas.

Recargo de equivalencia: obligatorio para comerciantes minoristas que venden al consumidor final y no transforman los productos que venden. En este régimen, no presentas declaraciones de IVA: el proveedor ya te cobra el IVA más el recargo de equivalencia, y tú lo repercutes al cliente sin desglosarlo. En tus facturas de venta no aparece el IVA como concepto separado, sino incluido en el precio.

Si tienes dudas sobre qué régimen te corresponde o cuándo aplicar cada tipo impositivo, consulta con tu asesor fiscal. FactuTPV te permite configurar el régimen y los tipos de IVA de tu actividad para que las facturas se generen siempre correctamente.

Con la entrada en vigor del RD 1007/2023, utilizar un software de facturación conforme no es solo recomendable, sino que será obligatorio. Estas son las opciones que tienes:

Software TPV con facturación integrada: la opción más completa si vendes productos o servicios al público. Además de facturar, gestionas ventas, inventario, clientes y caja desde una sola herramienta. FactuTPV es un ejemplo perfecto de esta categoría.

Programa de facturación puro: si solo necesitas emitir facturas sin gestión de punto de venta. Útil para profesionales que facturan por proyectos o servicios sin venta directa al público.

Soluciones improvisadas (Excel, Word): aunque técnicamente posible, facturar con hojas de cálculo no cumple con los requisitos de integridad y trazabilidad del RD 1007/2023. No es una opción viable a medio plazo.

Sea cual sea tu elección, asegúrate de que el software cumple con VeriFactu y tiene la declaración responsable del fabricante.

Estos son los errores que más vemos en autónomos que empiezan a facturar:

• Saltar números de factura: la numeración debe ser correlativa y sin huecos. Si te equivocas en una factura, no la borres: emite una rectificativa.
• No aplicar retención cuando corresponde: algunos profesionales (abogados, consultores, etc.) deben aplicar retención de IRPF en sus facturas a empresas y otros profesionales.
• Confundir base imponible con total: la base imponible es el importe sin IVA. El total es base + IVA - retención (si aplica). Asegúrate de que tus facturas desglosan correctamente estos conceptos.
• No conservar las facturas recibidas: no solo debes guardar las facturas que emites, sino también las que recibes, ya que son necesarias para deducir gastos.
• Emitir facturas sin estar dado de alta: facturar sin alta en Hacienda y Seguridad Social es ilegal y puede acarrear sanciones importantes.

Recuerda: Con la normativa VeriFactu, ya no es posible borrar o modificar facturas emitidas. Toda corrección debe hacerse mediante facturas rectificativas que queden registradas en la cadena de integridad. Acostúmbrate a este flujo desde el primer día.

Si eres autónomo y buscas una solución sencilla, económica y conforme con la normativa, FactuTPV es tu mejor opción. Así de fácil es empezar:

1. Regístrate gratis: crea tu cuenta en menos de 2 minutos. Solo necesitas un email y los datos fiscales de tu actividad.
2. Configura tu negocio: introduce tu NIF, razón social, dirección fiscal y epígrafe de actividad.
3. Añade tus productos o servicios: crea tu catálogo con precios y tipos de IVA.
4. Empieza a facturar: cada venta genera automáticamente una factura conforme con VeriFactu.

Con el plan gratuito permanente tienes todo lo que necesitas para empezar: facturación con VeriFactu, control de caja, gestión de clientes y más. ¿Quieres ver exactamente qué incluye el plan gratuito? Consulta nuestro artículo sobre qué incluye el plan gratuito de FactuTPV. Y si quieres saber más sobre por qué FactuTPV es ideal para autónomos, te lo contamos en detalle en este artículo.